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Politique de confidentialité

Tokyo Metro Co., Ltd (ci-après « La Société ») a pris les mesures ci-dessous pour assurer de façon responsable la protection des informations personnelles en sa possession (soit les informations nominatives permettant d’identifier les personnes si nécessaire).

Respect des législations et réglementations en matière de protection des informations personnelles

  1. La Société respecte les législations et réglementations applicables en matière de protection des informations personnelles.

Responsabilités en tant qu’opérateur commercial traitant des informations personnelles

  1. La Société ne sollicite d’informations personnelles de la part de ses clients qu’après en avoir précisé les usages prévus et indiqué explicitement si elle compte communiquer ces informations personnelles à des tiers, puis utilise ces informations conformément à ces engagements.
  2. La Société n’utilisera les informations personnelles des clients que dans les limites préalablement déclarées.
  3. La Société s’engage à ne pas communiquer à des tiers les informations personnelles de ses clients sans leur accord explicite, sauf si elle y est contrainte par la loi.
  4. Dans le cas où la Société communiquerait tout ou partie des informations personnelles d’un client ou en confierait à un tiers la gestion, les prestataires externes en question seraient soigneusement sélectionnés et dûment formés au traitement des informations personnelles conformément aux normes de la Société.
  5. Si un client fait une demande de divulgation, correction, suppression, etc. des informations personnelles détenues par la Société, nous répondrons à cette requête dans le respect de la loi et dans un délai raisonnable.

Mise en place de mesures de sécurité strictes concernant les informations personnelles

  1. La Société s’engage à mettre en place des mesures adéquates pour la gestion des informations personnelles, notamment la désignation d’un superviseur compétent au sein de chaque service amené à gérer des informations personnelles.
  2. La Société gère les informations personnelles des clients par le biais d’un cadre permettant l’élaboration de règles et règlements internes spécifiques et par la mise en application de mesures de sécurité appropriées.

Amélioration continue

  1. La Société s’efforce d’améliorer en permanence sa gestion des informations personnelles grâce à une révision régulière de ses politiques.

Obligations imposées par la Loi sur la protection des données personnelles

Nous expliquons ci-dessous les obligations imposées à la Société par la Loi de protection des données personnelles (« la Loi » ci-après) dans le traitement des informations personnelles.

1. Nom de l’entité chargée de gérer les informations personnelles

Tokyo Metro Co., Ltd

2. Obligations concernant la divulgation publique de l’utilisation prévue des informations personnelles obtenues (alinéa 1 de l’article 18 de la Loi).

Obtention d’informations personnelles autrement que par écrit, directement ou indirectement :
Lorsque des informations sont sollicitées de la part du client sous forme écrite, la Société indiquera chaque fois l’usage prévu. Dans tous les autres cas où des informations personnelles sont obtenues directement ou indirectement, nous indiquerons à la personne concernée à quel usage sont destinées ces informations.

3. « Données personnelles conservées » « à divulguer à la personne » (alinéa 1 de l’article 24 de la Loi)

Les « données personnelles conservées » par la Société et leur usage prévu (sauf au sens des points 1 à 3 de l’article 18 alinéa 4 de la Loi) sont définies comme suit.

4. Procédures de réponse aux demandes de divulgation des « données personnelle conservées » (article 29 de la Loi)

En vertu de l’article 29, la Société prendra les mesures raisonnables nécessaires pour satisfaire aux demandes, émanant de la personne ou de son représentant, visant la divulgation, la correction, la suspension d’utilisation, etc. des « données personnelles conservées » (ci-après « divulgation »), conformément aux procédures en vigueur.

5. Bureau de réception des réclamations portant sur le traitement des informations personnelles

Bureau de réception des réclamations portant sur le traitement des informations personnelles (article 24, alinéa 1, point 4 et article 31 de la Loi)

Coordonnées à utiliser pour toute réclamation en lien avec le traitement des informations personnelles :
Pour toute réclamation concernant le traitement des informations personnelles par la Société, merci de contacter :

Tokyo Metro Co., Ltd
19-6, Higashi-ueno 3-chome, Taito-ku, Tokyo
110-8614
Division affaires juridiques, Département général
Tél. 03-3837-7042
(10 h 00-12 h 25, 13 h 20-17 h 00 sauf samedis, dimanches, jours fériés nationaux et congé du Nouvel An)

Utilisation prévue des renseignements personnels

La Société utilise les informations personnelles obtenues de ses clients aux fins suivantes.

Exploitation du réseau ferroviaire et opérations afférentes (projets immobiliers, projets de location commerciale, projets informatiques)

  • (1)Émission et exécution de contacts, notamment pour la fourniture de produits et services ferroviaires tels que les tickets Standard et Voyageur fréquent, et gestion post-contractuelle.
  • (2)Émission et exécution de contacts, notamment pour la fourniture de services, et gestion post-contractuelle.
  • (3)Communication nécessaire pour la fourniture de produits et services ferroviaires (notamment dans les cas où la livraison des produits par voie de coursier est demandée).
  • (4)Communication nécessaire pour la fourniture de produits et services (notamment dans les cas où la livraison des produits par voie de coursier est demandée).
  • (5)Réponses aux questions, demandes et commentaires des clients.
  • (6)Récompenses de tirages au sort et sous forme de cadeaux matériels, avis d’adoption et d’expédition de produits (notamment dans les cas où la livraison des produits par voie de coursier est demandée).
  • (7)Émission et exécution de contrats auprès des clients, et gestion post-contractuelle.
  • (8)Études de marché et autres types d’études
  • (9)Analyses économiques

Les informations personnelles pourront également être communiquées si nécessaire en fonction des travaux commandités.

Liste des principaux formulaires de données personnelles conservées par la Société

Exploitation ferroviaire

  • Formulaires de souscription à un abonnement
  • Documents justificatifs exigés pour bénéficier de différents tarifs réduits
  • Certificats de scolarité pour la réduction accordée aux étudiants
  • Formulaires de demande de trajet en groupe
  • Dossier de demande d’abonnement et de cartes Passnet (en cas de perte ou de renouvellement)
  • Documents nécessaires pour utiliser le système de récupération d’un objet perdu
  • Dossiers sur les crises médicales et autres, registres concernant l’exploitation des chemins de fer
  • Archives contenant les avis et les commentaires transmis par les clients
  • Liste de contrats et d’autres documents relatifs aux travaux de construction
  • Registres des fournisseurs de matériaux et des prestataires en bâtiment
  • Ensemble de contrats et d’autres documents relatifs à la gestion des immobilisations

Opérations afférentes (projets immobiliers, projets de location commerciale, projets informatiques)

Contrats et autres documents afférents

Procédures de traitement des demandes de divulgation

1. Concernant les demandes de divulgation de données personnelles conservées indiquées

Si vous sollicitez la divulgation de données personnelles conservées, merci de préciser les informations demandées.

  • (1)Demandes de divulgation :

Détaillez autant que possible les données personnelles dont vous demandez la divulgation en vous reportant à la « Liste des principaux formulaires de données personnelles conservées par la Société » ci-dessus.

  • (2)Demandes de correction ou de suspension d’utilisation :

Détaillez autant que possible les données personnelles conservées en vous reportant aux contenus et conditions indiqués par la Société.

Par ailleurs, nous vous rappelons que les informations personnelles visées aux points a, b et c ci-dessous ne peuvent être divulguées.

  1. (a)Informations n’entrant pas dans les « données personnelles conservées »
    • Données créées par une autre entité et que la Société n’est pas autorisée à divulguer
    • Données dont la suppression est prévue dans les 6 mois
  2. (b)Informations dont la divulgation n’est pas prévue au sens de l’article 25
    • Données dont la divulgation constituerait une violation des droits de la personne ou d’un tiers
    • Données dont la divulgation nuirait gravement à la poursuite par la Société de ses activités légitimes
    • Données dont la divulgation constituerait une violation d’une autre loi
  3. (c)Données dont la divulgation est interdite par une autre loi

2. Champ d’application de la divulgation

La divulgation des données personnelles conservées portera sur les informations telles que nom, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail, sexe, âge, date de naissance, etc.

3. Frais de divulgation

Toute demande de divulgation doit être accompagnée des justificatifs pertinents ainsi que du paiement des frais applicables (500 yens, dans le cas d’une demande de divulgation uniquement, en espèces ou sous forme de mandat), sous enveloppe fermée adressée à :

[Bureau de réception des réclamations portant sur le traitement des informations personnelles]

Tokyo Metro Co., Ltd
19-6, Higashi-ueno 3-chome, Taito-ku, Tokyo, 110-8614
Division affaires juridiques, Département général

4. Justificatifs à fournir avec une demande de divulgation

Si la demande de divulgation est effectuée par la personne concernée, téléchargez et imprimez le formulaire de facturation ci-dessous (a), renseignez toutes les cases exigées et signez ; joignez les justificatifs d’identité (b), et adressez le tout à la personne chargée des questions de confidentialité au sein de la Société (voir point 3 ci-dessus).

  • *Remarque 1 : Seuls seront acceptés les formulaires de facturation mis à disposition par la Société, à l’exclusion de toute autre forme de document.
  • *Remarque 2 : Les documents envoyés dans le cadre d’une demande de divulgation (y compris les justificatifs d’identité) ne vous seront pas retournés.
  1. (a)Formulaire de facturation pour la divulgation d’informations personnelles
  • *Remarque 1 : Si les informations exigées ne sont pas toutes renseignées, si le formulaire comporte des erreurs typographiques ou des mentions illisibles, ou pour tout autre problème empêchant la bonne exécution de la procédure, la Société vous avertira à l’adresse fournie dans le formulaire. Faute de nouvelle demande soumise dans les deux semaines suivantes (y compris en cas de non réception), le dossier sera considéré comme clos.
  • *Remarque 2 : Le formulaire de facturation pour la divulgation d’informations personnelles est disponible en langue japonaise uniquement.
  1. (b)Justificatifs d’identité personnelle

Merci de joindre une photocopie de l’un des documents ci-dessous. La pièce photocopiée doit indiquer votre nom et votre adresse.

  • Permis de conduire
  • Passeport
  • N’importe quelle carte d’assurance (sans la partie avec le registre médical)
  • Carte de résident standard
  • Extrait d’un registre de l’État civil (la partie avec votre nom et adresse suffit)
  • Copie d’une carte de résident (la partie avec votre nom et adresse suffit)
  • Livret de retraite

5. Demandes de divulgation effectuées par un représentant

Si la demande de communication des données personnelles est faite par un représentant légal de la personne concernée, en plus du formulaire susmentionné au point 4.(a), veuillez joindre les documents (1) ou (2) décrits ci-dessous.

  • (1)Représentant légal
  1. (a)Représentant légal d’un mineur :
    • Copie du formulaire de demande de la Société (télécharger, imprimer et remplir)
      (Disponible en langue japonaise uniquement)
    • Documents attestant votre qualité de représentant légal :
      Si vous êtes un parent de la personne : Copie de la carte de résident indiquant la relation de parenté
      Si vous êtes le tuteur d’un mineur : Copie de la carte de résident indiquant la relation de parenté
    • Copie d’un document attestant votre qualité de représentant légal du mineur en question (comme en 4.b ci-dessus).
  1. (b)Représentant légal d’une personne majeure
    • Copie du formulaire de demande de la Société (télécharger, imprimer et remplir)
      (Disponible en langue japonaise uniquement)
    • Copie d’une transcription écrite de la décision judiciaire vous désignant comme tuteur légal
    • Copie d’un document attestant votre qualité de représentant légal de la personne (comme en 4.b ci-dessus).
  1. (2)En cas de représentant par procuration
    • Copie de l’accord de procuration spécialement établi par la Société (télécharger, imprimer et remplir)
      (Disponible en langue japonaise uniquement)
    • Copie d’un document attestant votre qualité de représentant de la personne par procuration (comme en 4.b ci-dessus).

6. Procédures liées aux demandes de divulgation et modes de paiement

  1. (1)Demandes de divulgation
    • Frais : 500 yens TTC par dossier
    • Mode de paiement: Joignez au formulaire de demande une pièce de 500 yens ou un mandat postal de ce montant.
  • *Remarque: Si le montant n’est pas acquitté en intégralité, la Société vous adressera un rappel. Merci d’effectuer le paiement dans les 30 jours suivant ce rappel. En cas de défaut de paiement dans le délai imparti (y compris en cas de non réception), le dossier sera considéré comme clos.
  1. (2)Demandes de correction ou de suspension d’utilisation
    • Les demandes de correction ou de suspension d’utilisation des données personnelles conservées indiquées ne font l’objet d’aucuns frais.

7. Modalités de réponse aux demandes de divulgation

Toutes les réponses seront envoyées en recommandé à l’adresse indiquée sur le formulaire de facturation (4. a).

8. Usage prévu des informations personnelles obtenues en lien avec les demandes de divulgation

Les informations personnelles obtenues en lien avec les demandes de divulgation ne seront utilisées que dans les limites prévues pour les demandes de divulgation.
Les justificatifs d’identité communiqués par la personne seront éliminés de façon appropriée et dès que possible après la réponse à la demande de divulgation.

9. Concernant la non-divulgation des données personnelles conservées

La Société n’est pas tenue de satisfaire à la demande de divulgation dans les cas suivants. Si une décision de non-divulgation a été prise dans un cas précis, le client sera avisé de cette décision et de ses motivations. Remarque : même en cas de refus de divulgation, les frais prévus restent exigibles.

  • S’il est impossible de confirmer que la demande provient directement de la personne concernée par les données à cause d’une différence d’adresse sur le formulaire envoyé, les documents d’identité et/ou l’adresse de la personne qui figure dans les registres de l’Entreprise.
  • Si la procuration n’a pas pu être confirmée lorsque la demande vient d’un représentant.
  • Si le formulaire de demande n’est pas rempli correctement.
  • Si les renseignements qui font l’objet de la demande de communication ne relèvent pas des « données personnelles conservées ».
  • Si cela menace la vie, l’intégrité physique, la propriété ou les droits d’un individu ou d’un tiers.
  • Si cela risque de perturber notablement le bon fonctionnement de l’Entreprise.
  • Si la communication des renseignements en question va à l’encontre d’autres lois.

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