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Politique de confidentialité

Tokyo Metro Co., Ltd. (dénommé ci-après « l’Entreprise ») applique les mesures suivantes pour protéger de manière responsable les informations personnelles qu’il traite (données personnelles utilisées pour identifier les personnes lorsque cela est nécessaire).

Respect des lois et règlements relatifs aux renseignements personnels

  1. L’Entreprise se conforme aux lois et directives en vigueur en matière de protection des informations personnelles.

Responsabilité en tant qu’entreprise qui traite des informations personnelles

  1. L’Entreprise demande à ses clients des renseignements personnels seulement après les avoir informés de l’utilisation qu’elle compte en faire et si elle a l’intention de communiquer ces renseignements à des tiers. Une fois obtenus, ces renseignements sont utilisés selon ces modalités.
  2. L’Entreprise ne pourra utiliser les renseignements personnels des clients que dans la limite des usages indiqués au préalable.
  3. L’Entreprise ne fournira ni ne divulguera les renseignements personnels des clients à des tiers, sauf si elle en est contrainte par la loi.
  4. Si l’Entreprise est amenée à transmettre l’ensemble ou une partie des renseignements personnels des clients ou confier le traitement de ces renseignements à un tiers, les prestataires seront choisis avec tout le soin nécessaire et recevront des directives sur la manière de traiter les renseignements personnels dans le respect des règlements de l’Entreprise.
  5. Si un client demande à ce que les renseignements personnels détenus par l’Entreprise soient communiqués, corrigés, supprimés, etc., nous répondrons à sa demande dans un délai raisonnable, conformément aux dispositions légales.

Mise en place de mesures de sécurité complètes pour protéger les renseignements personnels

  1. L’Entreprise s’engage à gérer les renseignements personnels de manière adéquate en mettant en place des mesures concrètes, notamment en nommant un superviseur des renseignements personnels dans chaque département qui traite ce type d’informations.
  2. L’Entreprise gérera les renseignements personnels des clients en établissant le cadre nécessaire pour développer des règles et des règlements internes et en mettant en place des mesures de sécurité adaptées.

Amélioration continue

  1. L’Entreprise s’efforcera d’améliorer constamment sa gestion des renseignements personnels en révisant régulièrement ses politiques en la matière.

Points officiels définis par la Loi sur la protection des renseignements personnels

Ci-dessous sont expliqués les points officiels que l’Entreprise est tenue de respecter aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels (ci-après dénommée « la Loi ») dans le traitement des renseignements personnels.

1.Nom de l’entité chargée de traiter les renseignements personnels

Tokyo Metro Co., Ltd.

2.À propos de la communication publique de l’utilisation prévue des renseignements personnels collectés (article 18, paragraphe 1 de la Loi)

L’objectif de la collecte des renseignements personnels autrement que par écrit, de manière directe ou indirecte :
En cas d’obtention de renseignements personnels d’un client par écrit, l’Entreprise communiquera à chaque fois l’utilisation qu’elle prévoit d’en faire. En cas d’obtention de renseignements personnels, directement ou indirectement, d’une quelconque autre manière, la personne concernée sera informée de l’utilisation prévue des renseignements au moment de l’obtention de ceux-ci.

3. À propos des « données personnelles conservées » qui « doivent être communiquées à la personne » (article 24, paragraphe 1 de la Loi)

Utilisation prévue par l’Entreprise des « données personnelles conservées » (sauf les données concernées par les points 1 à 3 de l’article 18, paragraphe 4 de la Loi) :

4.Procédures de traitement des demandes de communication des « données personnelles conservées » (article 29 de la Loi)

Conformément aux dispositions de l’article 29 de la Loi, l’Entreprise prendra les mesures raisonnables et nécessaires pour répondre à la demande d’une personne ou de son représentant de communiquer, corriger, suspendre l’utilisation, etc. de ses « données personnelles conservées » (ci-après « Communication »), en suivant les procédures en place.

5.À propos du bureau de réception des plaintes concernant le traitement des renseignements personnels

À propos du bureau de réception des plaintes concernant le traitement des renseignements personnels (article 24, paragraphe 1, point 4 et article 31 de la Loi)

Contact pour adresser les plaintes concernant le traitement des renseignements personnels :
Veuillez transmettre vos plaintes concernant le traitement des renseignements personnels par l’Entreprise à l’adresse ci-dessous :

Tokyo Metro Co., Ltd.
19-6, Higashi-ueno 3-chome, Taito-ku, Tokyo
110-8614
Legal Affairs Division, General Department
Tél : 03-3837-7042
(10h00-12h25, 13h20-17h00 sauf samedi, dimanche, jours fériés et vacances de Nouvel An)

Utilisation prévue des renseignements personnels

L’Entreprise utilise les renseignements personnels obtenus auprès de ses clients de manière suivante.

Exploitation des chemins de fer et activités connexes (projets immobiliers, projets de location commerciale, projets informatiques)

  • (1)L’exécution et la signature de contrats, incluant la fourniture de produits et services ferroviaires tels que les tickets classiques et les abonnements ainsi que la gestion des contrats après leur signature.
  • (2)L’exécution et la signature de contrats, incluant la fourniture de services ainsi que la gestion des contrats après leur signature.
  • (3)La communication nécessaire pour la fourniture des produits et services ferroviaires (notamment en cas de demande de livraison de produits par courrier).
  • (4)La communication nécessaire pour la fourniture des produits et services (notamment en cas de demande de livraison de produits par courrier).
  • (5)Les réponses aux questions, demandes et commentaires des clients.
  • (6)L’envoi de prix, dont des loteries et des cadeaux matériels, d’avis d’adoption et d’expédition de produits (notamment en cas de demande de livraison de produits par courrier).
  • (7)L’exécution et la signature de contrats avec les clients, ainsi que la gestion des contrats après leur signature.
  • (8)Des études de marché et d’autres types de recherches.
  • (9)Des analyses commerciales.

En outre, lorsque les tâches réalisées le nécessitent, les renseignements personnels obtenus peuvent également être transmis.

Liste des principaux documents contenant des données personnelles conservées par l’Entreprise

Exploitation des chemins de fer

  • Formulaires de souscription à un abonnement
  • Documents justificatifs exigés pour bénéficier de différents tarifs réduits
  • Certificats de scolarité pour la réduction accordée aux étudiants
  • Formulaires de demande de trajet en groupe
  • Dossier de demande d’abonnement et de cartes Passnet (en cas de perte ou de renouvellement)
  • Documents nécessaires pour utiliser le système de récupération d’un objet perdu
  • Dossiers sur les crises médicales et autres, registres concernant l’exploitation des chemins de fer
  • Archives contenant les avis et les commentaires transmis par les clients
  • Liste de contrats et d’autres documents relatifs aux travaux de construction
  • Registres des fournisseurs de matériaux et des prestataires en bâtiment
  • Ensemble de contrats et d’autres documents relatifs à la gestion des immobilisations

Activités connexes (projets immobiliers, projets de location commerciale, projets informatiques)

Contrats et autres documents associés

Procédure de traitement des demandes de communication des données

1. Informations concernant les demandes de communication des données personnelles conservées

En demandant la communication des données personnelles conservées, veuillez indiquer les informations que vous souhaitez obtenir.

  • (1)En cas de demande de communication :

Merci de préciser, de manière la plus détaillée possible, les données personnelles que vous souhaitez recevoir en vous appuyant sur la Liste des principaux documents contenant des données personnelles conservées par l’Entreprise reproduite plus haut.

  • (2)En cas de demande de correction ou de suspension d’utilisation des données :

Merci de préciser, de manière la plus détaillée possible, les données personnelles concernées par votre demande en indiquant le type de contenu et les conditions d’utilisation par l’Entreprise.

Par ailleurs, veuillez noter que les renseignements personnels figurant aux points a) et c) ci-dessous ne peuvent pas être communiqués.

  1. (a)Informations qui ne relèvent pas des « données personnelles conservées » :
    • les données créées par une autre entité, que l’Entreprise n’est pas autorisée à communiquer
    • les données vouées à être entièrement supprimées dans un délai de 6 mois.
  2. (b)Informations non soumises à l’obligation de communication aux termes de l’article 25 :
    • les données dont la divulgation pourrait entraîner la violation des droits d’un individu ou d’un tiers
    • les données dont la divulgation pourrait notablement perturber le bon fonctionnement de l’Entreprise
    • les données dont la divulgation irait à l’encontre d’une autre loi.
  3. (c)Données dont la communication est interdite par une autre loi.

2. Étendue des données communiquées

Les données personnelles conservées devant être communiquées concernent le nom, l’adresse, le numéro de téléphone, l’adresse e-mail, l’âge, le sexe, la date de naissance, etc.

3. Frais de communication

Pour faire une demande de communication des données, merci d’envoyer les pièces d’identité nécessaires et les frais correspondants (500 yens en espèces ou sous forme de mandat, seulement s’il s’agit d’une demande de communication) dans une enveloppe libellée à l’adresse suivante :

[Bureau de réception des plaintes concernant le traitement des renseignements personnels]

Tokyo Metro Co., Ltd.
19-6, Higashi-ueno 3-chome, Taito-ku, Tokyo, 110-8614
Legal Affairs Division, General Department

4.Documents à présenter pour toute demande de communication

Si la demande de communication des données est faite par la personne concernée, téléchargez et imprimez le formulaire de demande (a) ci-dessous, remplissez les champs obligatoires, sans oublier la signature et le cachet, puis joignez les documents d’identité (b) et envoyez le tout à l’adresse du responsable des questions liées à la protection de la vie privée de l’Entreprise (voir point 3 plus haut).

  • *Remarque 1 : Veuillez noter que les formulaires de demande acceptés se limitent aux formulaires prévus par l’Entreprise et qu’ils ne seront acceptés sous aucune autre forme.
  • *Remarque 2 : Veuillez noter que les différents documents envoyés dans le cadre de votre demande de communication (y compris les copies des pièces d’identité) ne vous seront pas renvoyés.
  1. (a)Formulaire de demande de communication des données personnelles
  • *Remarque 1 : Veuillez noter que si les champs obligatoires du formulaire ne sont pas remplis, si par endroits les informations sont illisibles ou comportent des erreurs typographiques, ou si les procédures ne peuvent pas être réalisées en raison d’un autre manquement, vous en serez informé par l’Entreprise à l’adresse fournie dans le formulaire. Si la demande n’est pas renouvelée (ou si elle n’est pas reçue) dans les deux semaines qui suivent, nous considérerons que le dossier est clos.
  • *Remarque 2 : «Le formulaire de demande de communication» des données personnelles est disponible uniquement en japonais.
  1. (b)Documents d’identité

Veuillez joindre une photocopie de l’un des documents suivants. Assurez-vous que la copie du document comporte bien votre nom et votre adresse.

  • Permis de conduire
  • Passeport
  • N’importe quelle carte d’assurance (sans la partie avec le registre médical)
  • Carte de résident standard
  • Extrait d’un registre de l’État civil (la partie avec votre nom et adresse suffit)
  • Copie d’une carte de résident (la partie avec votre nom et adresse suffit)
  • Livret de retraite

5.Si la demande de communication est faite par un représentant

Si la demande de communication des données personnelles est faite par un représentant légal de la personne concernée, en plus du formulaire susmentionné au point 4.(a), veuillez joindre les documents (1) ou (2) décrits ci-dessous.

  • (1)S’il s’agit d’un représentant légal
  1. (a)Représentant légal d’un mineur :
    • La copie du formulaire de demande établi par l’Entreprise (à télécharger, imprimer et remplir ;
      disponible seulement en japonais).
    • Les documents prouvant que le demandeur est le représentant légal de la personne :
      s’il est un parent de la personne concernée, joindre la copie de la carte de résident sur laquelle apparaît le lien de parenté entre les deux personnes ;
      s’il s’agit du tuteur principal d’un mineur, joindre la copie de la carte de résident sur laquelle apparaît le lien de parenté entre les deux personnes
    • la copie d’un document prouvant que le demandeur a le droit d’agir en tant que représentant légal du mineur (idem qu’au point 4.b).
  1. (b)Représentant légal d’un adulte
    • La copie du formulaire de demande établi par l’Entreprise (à télécharger, imprimer et remplir ;
      disponible seulement en japonais).
    • Joindre la copie du compte rendu de l’audience qui désigne le demandeur comme tuteur principal de la personne concernée
    • la copie d’un document prouvant que le demandeur a le droit d’agir en tant que représentant légal de l’adulte en question (idem qu’au point 4.b).
  1. (2)S’il s’agit d’un représentant délégué
    • La copie de la procuration établie par l’Entreprise (à télécharger, imprimer et remplir).
      disponible seulement en japonais).
    • La copie d’un document prouvant que le demandeur a le droit d’agir en tant que représentant délégué (idem qu’au point 4.b).

6.Procédures relatives à la demande de communication et méthode de paiement

  1. (1)Pour les demandes de communication
    • Fee: 500 yen per case (including tax)
    • Payment method: merci de joindre au formulaire de demande une pièce de 500 yens ou un mandat postal.
  • *Remarque : Si les frais ne sont pas entièrement couverts, vous en serez informé par l’Entreprise ; pensez alors à effectuer le paiement dans les 30 jours suivant la réception de la notification. Si le paiement ne nous parvient pas dans le délai prévu, nous considérerons que le dossier est clos.
  1. (2)Pour les demandes de correction ou de suspension d’utilisation des données
    • La demande de correction ou de suspension d’utilisation des données personnelles conservées par l’Entreprise n’entraîne pas de frais.

7.Modalités de réponse aux demandes de communication

Toutes les réponses seront données par écrit, par courrier recommandé envoyé à l’adresse précisée dans le formulaire (voir point 4 (a)).

8.Utilisation prévue des renseignements personnels obtenus dans le cadre des demandes de communication

Les renseignements personnels obtenus dans le cadre des demandes de communication ne seront utilisés que dans la mesure où cela est nécessaire pour traiter les demandes de communication.
Les documents d’identité transmis par les demandeurs sont éliminés de façon adéquate tout de suite après l’envoi de la réponse à la demande de communication.

9.Non-divulgation des données personnelles conservées

Dans les cas suivants, l’Entreprise ne peut pas communiquer les renseignements personnels. Si, dans un cas précis, il est décidé que les données ne peuvent pas être divulguées, le client en sera informé, avec la raison de cette décision. Veuillez noter que même dans les cas où les renseignements personnels ne peuvent pas vous être communiqués, les frais correspondant à la demande s’appliquent.

  • S’il est impossible de confirmer que la demande provient directement de la personne concernée par les données à cause d’une différence d’adresse sur le formulaire envoyé, les documents d’identité et/ou l’adresse de la personne qui figure dans les registres de l’Entreprise.
  • Si la procuration n’a pas pu être confirmée lorsque la demande vient d’un représentant.
  • Si le formulaire de demande n’est pas rempli correctement.
  • Si les renseignements qui font l’objet de la demande de communication ne relèvent pas des « données personnelles conservées ».
  • Si cela menace la vie, l’intégrité physique, la propriété ou les droits d’un individu ou d’un tiers.
  • Si cela risque de perturber notablement le bon fonctionnement de l’Entreprise.
  • Si la communication des renseignements en question va à l’encontre d’autres lois.

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